Who works here with creation – whether creating visual materials, writing texts, developing solutions – and feel that there are days when things do not go?
It often seems like we have no control over our routine. A simple activity takes forever to complete, deadlines scream in our ears and customer pressure is great to see results soon.
It does not matter if you work within a company or have your own business, the situation is pretty much the same. But today I come to bring some solutions to soften this problem!
Você vai aprender como utilizar melhor seu tempo, focar no que realmente importa, ser mais produtivo e se sentir leve no final do dia, com a sensação de missão cumprida.
O que significa ser produtivo?
Para você, o que é ser produtivo?
( ) Desempenhar muitas atividades durante o dia
( ) Desempenhar uma atividade com qualidade
Ser produtivo é saber aproveitar suas habilidades, recursos e tempo para realizar uma tarefa com qualidade.
Ok, parece bem simples. Mas na prática a gente sabe que é mais complicado, né? Tem várias coisas que nos atrapalham e precisamos falar delas:
Urgente X Importante
Tem gente que tem uma mania de falar que tudo é urgente, já percebeu? A pessoa chega agoniada, querendo que você resolva uma bomba em 15 minutos. Mas estamos falando de uma bomba! Ou essa pessoa te dá tempo suficiente para resolver com calma ou tudo vai explodir.
Urgente é quando algo está em jogo e se não for resolvido agora, vai gerar um problemão. Por exemplo, imagine que você tem uma rede de farmácias e acaba de lançar uma promoção “Todos os produtos com 10% de desconto”.
Você pediu para a sua agência de publicidade produzir peças para as redes sociais, comercial de TV, outdoor, tudo. E em todas elas, saiu uma informação errada. No lugar de “10% de desconto” saiu “100% de desconto”. E o pior, já está tudo encaminhado para entrar no ar.
Isso aí eu considero bem urgente! Precisa ser corrigido o mais rápido possível, senão você vai ter que dar todos os seus produtos de graça.
Agora se o cliente chega para você e fala “eu adorei a logomarca que você criou, mas queria ver como fica na cor azul, pode ser para hoje?”
Bom, essa é a hora que você respira fundo, vai dar uma olhada na sua agenda e vai tentar encaixar esse ajuste o quanto antes. Mas em primeiro lugar, você vai rever todas as suas prioridades.
Uma dica que dou aqui é: sempre fale que vai checar a sua agenda. Ok, antes de tudo, tenha uma agenda e anote seus compromissos lá.
Isso faz com que o cliente entenda que você tem outras atividades, algumas delas mais urgentes e que você dá importância para o seu tempo. Provavelmente ele vai confiar mais ainda em você por entender que você se planeja antes de sair fazendo as coisas.
Reuniões
Já trato do assunto delicado logo de cara, porque passando por esse problema, os outros ficam bem mais fáceis! 😀
Jason Fried, dono da 37 Signals falou em um TED sobre esse assunto.
Ele sabe o quanto é importante se reunir com os colegas de trabalho para sugerir metas, trocar ideias e ajustar o que precisa de maior atenção. Mas quando diversas reuniões começam a ser marcadas, parece que você trabalha somente para ir em reuniões.
Na visão dele, as reuniões são tóxicas, porque você precisa parar tudo que está fazendo imediatamente para participar da conversa (e muitas vezes ninguém resolve nada).
E se você estiver pensando em algo importante? Criando uma solução para um problema?
Ele propõe mudanças na rotina, sugerindo dias como “quinta-feira sem falar”. Pode ser metade do dia, algumas horas, não importa. O fato da gente ser interrompido o tempo todo não só em reuniões, mas por colegas de trabalho, gera improdutividade e frustração.
Outra dica interessante que ele dá é trocar encontros pessoais, por emails ou mensagens.
Eu mesma já testei isso e funciona, porque você evita perder tempo no trânsito, locomoção, e dá um senso mais prático para uma conversa que possivelmente poderia durar 2 horas ou mais.
É possível fazer reuniões diferentes?
Sim! Tem várias opções que podem tornar uma reunião mais produtiva e livre do tédio.
Algumas empresas adotaram as reuniões em pé, com o objetivo de apressar as coisas. Em pé, as pessoas não se acomodam, ficam desconfortáveis e consequentemente, querem resolver o assunto mais rápido.
Outra solução é caminhar enquanto se conversa. Além do benefício para a saúde, você sai do ambiente de trabalho, da frente do computador, fica longe do telefone e isso te dá mais liberdade, aumentando sua criatividade para resolver um problema.
A dica é planejar o trajeto antes, para que não haja distração quanto ao caminho. Estipule um tempo de no máximo 30 minutos e chame poucas pessoas, de 2 a 3 para que vocês possam andar lado a lado.
Vale lembrar que esse tipo de reunião não funciona se você precisar discutir tópicos, porque ninguém vai poder levar anotações, por exemplo.
Esse tipo de reunião é a próxima que vou tentar e conto para vocês o que eu achei da experiência!
Interrupções
O Jason Fried ainda compara a porta de entrada de um escritório com um liquidificador, onde as nossas vidas são cortadas em pequenos pedaços durante o dia.
Você tem 10 minutos para fazer uma coisa, 30 minutos para fazer outra, aí é hora do almoço. Depois você precisa fazer outra coisa, alguém te puxa pra conversar e quando você se deu conta, já é quase hora de encerrar o expediente e você percebe que não conseguiu fazer nada.
Isso acontece principalmente com trabalhos criativos, como designers, escritores, engenheiros e pensadores que precisam de longos períodos ininterruptos de tempo para realizar alguma coisa.
Não se pode criar em 15 minutos (lembra da bomba, né?) e nossos supervisores, líderes, colegas de trabalho e até mesmo família e amigos precisam respeitar isso.
Aqui entra a arte de saber dizer não. Nunca te contaram que você tem essa opção?
Dizer não é um ato de respeito consigo mesmo e ajuda a colocar limites em certas situações. E acredite, limites são coisas muito boas e você vai gostar deles quando começar a utilizá-los.
Seja objetivo e fale para as pessoas que você está em um momento que exige muita concentração e foco. Depois, marque um horário com ela para conversarem mais tarde.
Você pode estipular o seguinte: “daqui 1 hora eu consigo falar com você, mas precisa ser rápido, no máximo 20 minutos, porque preciso retornar às minhas atividades. Caso precise de mais tempo, marcamos amanhã, pode ser?”
Assim você coloca alguns limites, dedica um tempo para você, mas sem esquecer da outra pessoa. Ela jamais se sentirá ofendida ou menos importante 🙂
Distrações
Se você for reparar, a gente tem diversas coisas no ambiente que podem tirar nossa atenção: celular, redes sociais, pessoas, barulhos…o vento. Qualquer coisa!
Mas algumas delas são distrações que podem ser escolhidas. Por exemplo, as redes sociais. Abrir o Facebook é uma escolha sua, você decide quando vai acessá-lo durante o dia e quanto tempo vai ficar nele.
Isso é totalmente diferente de uma distração involuntária, como uma pessoa interrompendo seu trabalho para conversar, na qual você não tem controle algum.
Para melhorar a sua produtividade, estabeleça horários para acessar emails, checar mensagens no celular e acessar as redes sociais. Enquanto estiver trabalhando em uma tarefa, foque somente nela.
Se permita inclusive desligar o celular por curtos períodos de tempo. Você vai ver que o mundo não vai acabar se você não responder mensagens no mesmo minuto que recebeu.
Multitarefas
Lembra da pergunta lá no começo do artigo? O que é ser produtivo: fazer muitas coisas durante o dia ou fazer apenas uma coisa com qualidade?
Um artigo publicado pelo Harvard Business Review afirmou que as pessoas que fazem diversas tarefas ao mesmo tempo tiveram uma queda de 40% na sua produtividade e 10% de aumento no seu nível de estresse.
Para quem trabalha com criação, é muito difícil realizar várias tarefas ao mesmo tempo, porque não é da nossa natureza.
Vale lembrar que você pode sim ter vários projetos em paralelo e é até saudável, porque estimula sua criatividade e motivação. Mas mesmo assim, você precisa focar em um projeto por vez.
Não tente abraçar o mundo em um único abraço, mas em pequenos abraços você consegue! Ficou fofo isso, né? Resumindo: não tente fazer diversas coisas ao mesmo tempo, escolha uma, faça, termine e parta para a próxima. No final do dia, você vai notar que produziu bastante coisa.
Negatividade
Sabe aquela promessa que a gente faz meio inconsciente “Vou ser feliz quando tiver tal coisa, quando minha empresa for um sucesso, quando…”?
Colocar os Quandos no caminho impede que a gente atinja a felicidade, porque nunca vai estar bom o suficiente. Sempre vamos adicionar mais Quandos.
Shawn Achor, pesquisador e autor, aborda o conceito da psicologia positiva.
He joined Harvard and noted that student motivation changed over the years. They came in excited to meet smart people and absorb rich content, and were often happy just to have entered the university.
Some time later, they no longer focused on the privilege of being there, but on competition, problems, pressures and complaints.
Shawn thoroughly researched this behavior and concluded that changing the way we look at our reality can also change our results.
10% of our happiness comes from external factors, but 90% happens inside the brain, the way we see the world.
He explains that the formula we know for success is: the more I work, the more successful I will be. And then I’ll be happy (” When I work harder, I’ll be successful”).
The brain goes the other way. He prefers to start by feeling happier, and this improves his level of creativity, energy, intelligence and consequently productivity.
The brain when it is positive is 37% more productive than when it is negative, neutral or stressed.
What we need to do is reverse this formula through simple exercises done every day:
- Write down 3 new things for which you are grateful: with this exercise, you begin to train your brain to think of positive things before negatives.
- Write 1 positive experience that you have had in the last 24 hours: this allows you to relive the moment and the feeling of happiness.
- Exercise: Teach your brain that behavior is important.
- Meditate: helps the brain to focus on one activity at a time.
- Praticar atos de gentileza: elogiar ou apoiar alguém, por exemplo.
Dicas finais
Faça uma pausa
Fazer uma pausa não é perder tempo. O trabalho de um criativo precisa de fluidez e se a coisa não estiver rendendo, largue tudo e vá dar uma volta ou tomar um café.
Isso é ótimo para recarregar as energias, fazer o cérebro respirar e dar sequência no trabalho.
Troque de lugar
Trabalhar sempre no mesmo lugar pode se tornar confortável, mas tedioso.
A sua criatividade funciona muito mais quando seu cérebro tem que lidar com coisas novas: uma nova cadeira, uma iluminação diferente, um local, etc.
Se você tiver essa opção, procure trocar o local de trabalho ou alguma coisa ao seu redor toda a semana.
Durma bem
Sono e trabalho são atividades muito parecidas, porque ambas precisam de estágios para acontecerem da maneira correta.
Para atingir o sono profundo, você tem que passar pelo estágio do relaxamento. Se você é interrompido, tem que voltar tudo do começo, não é possível retomar da onde parou.
Com o trabalho acontece a mesma coisa, você precisa de estágios mais superficiais de concentração para atingir o “estado de flow” e se você for interrompido, tem que voltar no início da concentração.
Dormir bem é fundamental para fazer você render no dia seguinte. Quanto mais descansado você estiver, terá mais foco e produtividade.
Existem diversas outras técnicas de produtividade, como o famoso Pomodoro e até hábitos mais estranhos, como o Woody Allen que tomava vários banhos durante o dia para produzir mais. O legal é você testar os que mais chamam sua atenção e ver o que funciona mais na sua rotina.
And if you have any productivity tips and would like to share here, feel free! 🙂